Hilfe & FAQ

1. Unter Einstellungen die Firmendaten, Steuerangaben und die Bankverbindung prüfen.
2. Unter Kunden den ersten Kunden anlegen und dort das Fahrrad eintragen.
3. Beim Kunden mit „+ Auftrag“ den Auftrag anlegen und Positionen hinzufügen.
4. Wenn die Arbeit fertig ist, im Auftrag „Rechnung erstellen“ und die Rechnung festschreiben.

Oben auf dieser Seite gibt es den Knopf „Einführung starten“, wenn du angemeldet bist. Sie ändert nichts an deinen Daten.

Meist fehlen Pflichtangaben: Firmenname, Straße, PLZ, Ort sowie Steuernummer oder USt-IdNr. Was genau fehlt, steht auf dem Dashboard und auf der Rechnung. Eintragen kannst du es als Inhaber unter Einstellungen.

Setze unter Einstellungen → Steuer & DATEV den Haken bei der Kleinunternehmerregelung. Der Hinweistext für die Rechnung lässt sich dort anpassen. Auf dem Dashboard siehst du dann, wie nah du an der Umsatzgrenze bist.

Das Logo lädst du unter Einstellungen → Firma & Logo hoch, die Hauptfarbe stellst du unter Dokumente & Layout ein. Beides gilt für alle PDFs.

Nein, VeloOffice läuft im Browser, auch auf Handy und Tablet. Inspektionsprotokoll und Kundenunterschrift sind für das Tablet gemacht.

Unter Kunden den Kunden öffnen oder neu anlegen und „+ Auftrag“ wählen. Das Fahrrad trägst du auf der Kundenseite unter „Fahrrad hinzufügen“ ein.

Im Auftrag und im Angebot gibt es vier Knöpfe: „AW-Liste“, „Aus Lager“, „Arbeit (frei)“ und „Material (frei)“. In den Listen kannst du suchen und die Position mit „+“ übernehmen.

Ja. Klicke im Auftrag oder Angebot in der Zeile auf „✎ Bearbeiten“. Dort änderst du Text, AW-Zahl oder Menge, Einheit, Preis und USt. Gibt es zum Auftrag schon einen Rechnungsentwurf, lösche ihn zuerst und erstelle ihn danach neu. Nach dem Festschreiben sind die Positionen fest.

In der Positionstabelle des Auftrags: je Position und als Summe, dazu die Marge. Arbeit zählt voll, Material als Verkaufspreis minus Einkaufspreis. Der Einkaufspreis wird beim Anlegen der Position gemerkt, spätere Preisänderungen im Lager ändern den Gewinn also nicht. Nur Positionen von vor dem 31.10.2026 haben keinen gemerkten Preis und rechnen mit dem aktuellen. Sonstige Kosten wie Miete und Kürzungen eines Leasinggebers sind nicht abgezogen. Sichtbar ist das nur für Rollen, die Einkaufspreise sehen dürfen, Mitarbeiter sehen es nicht.

Unter „Anfragen“ → „Formular einrichten“ schaltest du das Formular ein und bekommst den Code für deine Website. Anfragen mit Fotos erscheinen dann dort, und der Inhaber bekommt eine Mail. Erst „Angebot erstellen“ legt Kunde und Angebotsentwurf an. Abgelehnte Anfragen werden nach 90 Tagen gelöscht, nie bearbeitete nach 180 Tagen. Erwähne das Formular in deiner Datenschutzerklärung.

Der gleitende Durchschnitt (Ø-EK): Jeder Wareneingang mit Preis wird nach Menge mit dem vorhandenen Bestand verrechnet, 10 Stück zu 10 € und 1 Stück zu 20 € ergeben also 10,91 €. Ist kein Bestand da, gilt der neue Preis. Der Verkaufspreis bleibt dabei unverändert. Den zuletzt bezahlten Preis siehst du am Artikel als „Letzter EK“. Änderst du den Einkaufspreis am Artikel von Hand, rechnet der Durchschnitt ab diesem Wert weiter.

Mit den Status-Knöpfen im Auftrag oder direkt auf dem Dashboard in der Liste „Offene Aufträge“. Der Status läuft von „Angenommen“ über „In Arbeit“ und „Fertig“ bis „Abgeholt“.

VeloOffice vergibt sie beim Anlegen selbst, nach dem Muster KD-Datum-laufende Nummer. Sie steht auf Rechnungen und Angeboten, und du kannst in der Kundenliste danach suchen.

Im Angebot auf „Kunde nimmt an → Auftrag“ klicken. Alle Positionen werden übernommen.

Beide öffnest du im Auftrag. Den Werkstattbericht kann der Kunde am Tablet unterschreiben, danach lässt er sich nicht mehr ändern. Protokoll und Bericht kannst du an die Rechnungsmail anhängen. Gibt es noch keinen Bericht, fragt VeloOffice beim Erstellen der Rechnung danach. Ist der Auftrag abgeholt oder storniert, lässt sich kein Bericht mehr schreiben oder ändern. Einen abgeholten Auftrag kannst du über „Zurück in Arbeit“ wieder öffnen.

Im Auftrag startest du die Stoppuhr oder trägst die Zeit nach. Dort lädst du auch Fotos hoch. Standortdaten und andere Metadaten werden beim Speichern entfernt.

Der Entwurf wird zur endgültigen Rechnung: Sie bekommt ihre fortlaufende Nummer, das PDF wird archiviert, und sie lässt sich nicht mehr ändern oder löschen. So verlangen es die Regeln für eine ordnungsgemäße Buchführung. Sieh dir das Entwurfs-PDF deshalb vorher in Ruhe an.

Einen Entwurf kannst du löschen und neu erstellen. Eine festgeschriebene Rechnung stornierst du: In der Rechnung unter „Rechnung stornieren“ den Grund angeben. Es entsteht eine Stornorechnung, die Originalrechnung bleibt erhalten. Stornieren darf standardmäßig nur der Inhaber.

In der Rechnung auf „Als bezahlt markieren“ klicken. Offene und überfällige Beträge siehst du auf dem Dashboard.

Dafür braucht deine Werkstatt ihren eigenen Mailserver, damit die Mail von deiner Adresse kommt. Die Zugangsdaten bekommst du von deinem Mail-Anbieter und trägst sie als Inhaber unter Einstellungen → E-Mail ein.

Unter Rechnungen → Mahnwesen siehst du, wo die nächste Stufe dran ist: Zahlungserinnerung, 2. und 3. Mahnung. Fristen und Gebühren legst du unter Einstellungen → Mahnwesen fest.

Ja. Rechnungs-PDFs enthalten die Daten im ZUGFeRD-Format. Kunden mit Leitweg-ID (öffentliche Auftraggeber) bekommen zusätzlich eine XRechnung. Eingehende E-Rechnungen erkennt VeloOffice beim Hochladen in den Ausgaben.

Ja. Klicke im Auftrag oben auf „Abschlagsrechnung“ und gib die Höhe in Prozent an. Die Rechnung wird sofort festgeschrieben und bekommt ihre Nummer. Der Auftrag bleibt offen, du kannst weiter Positionen ändern und weitere Abschläge erstellen. Erst bei „Schlussrechnung erstellen“ fragt VeloOffice nach dem Werkstattbericht. Die Schlussrechnung enthält alle Positionen und zieht die Abschläge ab.

Im Auftrag unter „Abrechnung“ den Leasinggeber wählen und die Vertragsnummer eintragen. Zuzahlungen stellst du je Position auf „Kunde“ um. Die Gutschrift des Leasinggebers erfasst du unter „Leasing (JobRad)“.

Unter Gutscheine verkaufst du sie. Zum Einlösen trägst du den Gutschein-Code in der Rechnung beim Erfassen der Zahlung ein. Restwerte bleiben erhalten. Die steuerliche Behandlung stimmst du vor dem ersten Einsatz am besten mit deinem Steuerbüro ab.

Beim Festschreiben der Rechnung, nicht schon beim Hinzufügen zum Auftrag. Ein Storno bucht das Material zurück.

Öffne den Artikel und trage unter „Inventur / Korrektur“ den richtigen Bestand und einen Grund ein. Jede Änderung bleibt als Bewegung nachvollziehbar.

Ja, unter Lager → „Lieferantenrechnung importieren“. Du lädst das PDF hoch, prüfst die erkannten Positionen und buchst Lagerzugang und Ausgabe in einem Schritt. Für mehrere Lieferanten gibt es angepasste Leser, zum Beispiel Bike-Components, Rose und Paul Lange. Andere Rechnungen werden so gut wie möglich gelesen, prüf sie deshalb genau.

Unter Ausgaben → „Neue Ausgabe“ den Beleg als PDF, JPG, PNG oder WebP hochladen. Lieferant, Datum und Betrag werden vorgeschlagen, bitte prüfen. Der Beleg bleibt unverändert gespeichert.

Lege sie unter Ausgaben → Fixkosten an. Wenn sie fällig sind, erscheint ein Hinweis auf dem Dashboard, und du buchst sie mit einem Klick.

Unter Auswertung gibt es den DATEV-Export und den Datenexport als ZIP mit Rechnungen, Belegen und Berichten. Oder du lädst dein Steuerbüro mit der Rolle „Steuerberater“ ein, die alles lesen, aber nichts ändern kann. Stimme den DATEV-Export vor dem ersten Einsatz mit deinem Steuerbüro ab.

Das Kassenbuch mit TSE ist nicht für alle Werkstätten freigeschaltet. Der Menüpunkt erscheint erst danach. Wenn du es brauchst, schreib uns.

Unter Einstellungen → Benutzer E-Mail und Rolle eintragen. Der Einladungslink kommt per E-Mail oder du gibst ihn selbst weiter. Er ist 7 Tage gültig.

Inhaber

Alles, auch Einstellungen, Benutzer und Abo.

Mitarbeiter

Kunden, Aufträge, Lager und Rechnungen erstellen, festschreiben und als bezahlt markieren. Keine Stornos, Einkaufspreise, Gewinne, Ausgaben oder Auswertung.

Steuerberater

Alles lesen, nichts ändern.

Ja, unter Einstellungen → Benutzer → Eigene Rollen. Du vergibst einen Namen und wählst die Rechte aus. Benutzer verwalten, Support-Freigabe und Abo bleiben immer dem Inhaber vorbehalten.

Ja, zum Beispiel beim Steuerbüro. Oben neben deinem Namen wechselst du dann die Werkstatt.

Klicke auf der Anmeldeseite auf „Passwort vergessen?“. Du bekommst einen Link per E-Mail.

Nach 5 falschen Eingaben wird die Anmeldung für 15 Minuten gesperrt. Danach kannst du es erneut versuchen.

Zusätzlich zum Passwort gibst du einen 6-stelligen Code aus einer Authenticator-App auf deinem Handy ein. Für Inhaber ist das Pflicht, in der Testphase noch freiwillig, alle anderen können es unter „Mein Konto“ einschalten (Klick auf deinen Namen oben).

Gib bei der Anmeldung statt des Codes einen deiner Wiederherstellungscodes ein. Jeder Code funktioniert nur einmal. Neue Codes erzeugst du unter „Mein Konto“. Wenn du keinen Code mehr hast, schreib uns.

Nur wenn du als Inhaber es erlaubst: unter Einstellungen → Benutzer → Support-Zugang, bestätigt mit deinem Passwort. Der Zugang gilt 24 Stunden oder 7 Tage, ist nur lesend, und jeder Zugriff wird protokolliert. Du kannst ihn jederzeit vorher beenden.

Die Daten jeder Werkstatt sind von denen anderer Werkstätten getrennt, auch in der Datenbank selbst. Die Verbindung ist verschlüsselt, und jede Nacht entsteht eine verschlüsselte Sicherung. Details stehen in der Datenschutzerklärung und der Auftragsverarbeitung.

Du testest 14 Tage ohne Zahlungsdaten. Danach kannst du noch 7 Tage alles voll nutzen. Ohne Abo geht VeloOffice anschließend in den Nur-Lesen-Modus.

Den aktuellen Preis siehst du als Inhaber unter Abo.

Du kannst alles ansehen und exportieren, aber nichts Neues anlegen. Mit einem Abo geht es sofort weiter, deine Daten bleiben vollständig erhalten.

Du kündigst als Inhaber unter Abo. Bis zum Ende des bezahlten Zeitraums kannst du alles voll nutzen. Danach bleiben die Daten 90 Tage lesbar und exportierbar. Du wirst 30 und 7 Tage vorher erinnert, dann werden sie gelöscht.

Rechnungen und Belege musst du gesetzlich aufbewahren. Lade sie deshalb rechtzeitig über Auswertung → Datenexport herunter.

VeloOffice ist darauf ausgelegt: Festgeschriebene Rechnungen sind unveränderbar, Belege bleiben im Original erhalten, Änderungen werden protokolliert, und unter Einstellungen gibt es eine Verfahrensdokumentation. Ob deine Buchführung insgesamt den Vorgaben entspricht, hängt auch von deinen Abläufen ab. Das klärst du am besten mit deinem Steuerbüro.