Technische und organisatorische Maßnahmen (Anlage 1 zum AVV)

Die folgenden Maßnahmen sind in VeloOffice umgesetzt (Art. 32 DSGVO). Punkte in eckigen Klammern betreffen den Serverbetrieb und werden mit dem Start ergänzt.

1. Vertraulichkeit

• Zutritt: Server in einem Rechenzentrum in Deutschland mit Zutrittskontrolle des Hosters [Hoster, Zertifizierung z. B. ISO 27001].
• Zugang: Anmeldung mit persönlichem Konto, Passwort mindestens 10 Zeichen (gespeichert als scrypt-Hash), Sperre nach fünf Fehlversuchen, Zwei-Faktor-Anmeldung (Pflicht für den Betreiber und für Inhaber nach der Testphase), Sitzungs-Cookie nur über HTTPS.
• Zugriff: Rollen Inhaber, Mitarbeiter und Steuerberater mit abgestuften Rechten (z. B. sehen Mitarbeiter keine Einkaufspreise, Ausgaben und Belege). Der Betreiber sieht Geschäftsdaten nur mit befristeter, protokollierter Freigabe des Inhabers.
• Trennung: Jede Werkstatt ist ein eigener Mandant. Die Trennung wird doppelt durchgesetzt: in der Anwendung bei jeder Abfrage und in der Datenbank per Row-Level-Security, mit einer Datenbankrolle ohne Sonderrechte.
• Verschlüsselung: Übertragung nur per HTTPS (TLS). Zwei-Faktor-Geheimnisse, Zahlungs- und Mail-Zugangsdaten verschlüsselt in der Datenbank, Schlüssel getrennt davon. [verschlüsselte Festplatte, verschlüsselte Backups]

2. Integrität

• Unveränderbarkeit: Festgeschriebene Rechnungen, archivierte PDFs, Belege, Lager- und Gutscheinbuchungen sind gegen Änderung und Löschung gesperrt; nach einem Periodenabschluss auch alle Buchungen des Zeitraums (GoBD).
• Protokoll: Änderungen an Geschäftsdaten werden mit Benutzer, Zeitpunkt und altem/neuem Wert in einer Hash-Kette protokolliert, die Manipulationen erkennbar macht.
• Hochgeladene Dateien: Prüfung des Dateityps am Inhalt, Auslesen in einem abgeschotteten Prozess mit Zeit- und Speicherlimit, Bilder werden neu kodiert, Auslieferung mit Sicherheits-Headern.

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit

• [Tägliche verschlüsselte Sicherung an einem zweiten Standort, Aufbewahrung 30 Tage, regelmäßig getestete Wiederherstellung]
• Container ohne Root-Rechte, schreibgeschütztes Dateisystem, begrenzte Ressourcen; Datenbank nicht aus dem Internet erreichbar.
• Automatische Sicherheitsprüfung der eingesetzten Bibliotheken und Tests vor jeder Änderung.

4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung

• Prüfung dieser Maßnahmen mindestens jährlich und bei wesentlichen Änderungen.
• Datenschutzfreundliche Voreinstellungen: kein Tracking, Fotos ohne Metadaten (z. B. GPS) gespeichert, Löschung nach Vertragsende.

Fassung vom 2026-10-30

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